Kontakt oss

Politisk sekretariat
May-Britt Mayer Johnsen
E-post: mbj@jevnaker.kommune.no

Jevnaker kommune
Kirkegata 6
3520 Jevnaker

Åpningstid sentralbord og servicetorg
kl 09.00-15.00

Telefon:
61 31 57 00

Telefaks:
61 31 58 50

E-post:
postmottak@jevnaker.kommune.no

Kommunenummer 0532
Organisasjonsnummer 961 381 363

Retningslinjer for bruk av rammeavtaler

Retningslinjer for bruk av rammeavtaler – Jevnaker kommune

1. Innledning om offentlige anskaffelser

Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at offentlige midler utnyttes best mulig gjennom kostnadseffektive og samfunnstjenlige innkjøp, og at offentlige sektor gjennom sine innkjøp bidrar til å utvikle et konkurransedyktig næringsliv.

Offentlige anskaffelser skal så langt som mulig basere seg på konkurranse. Konkurranse er et virkemiddel for å sikre effektiv ressursbruk i det offentlige, og bidra til økt verdiskapning i samfunnet. Regelverket for offentlige anskaffelser gir rammer for hvordan anskaffelsesprosessen skal foregå, fra planleggingen av anskaffelsen til inngåelse av kontrakt. Forskrift om offentlige anskaffelser kap. 6 omhandler rammeavtaler. Det vises også til veilederen til reglene om offentlige anskaffelser, kap. 8. 

En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere (kommune(r)) og en eller flere leverandører. Avtalen har som formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og evt. planlagte mengder (omfang). Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år. Rammeavtaler er gjensidig forpliktende avtaler der kommunen står fritt til å avrope (tildele kontrakt/foreta bestilling på rammeavtalen) etter behov i avtaleperioden. Kommunen er ikke forpliktet til å avrope på avtalen, men forplikter seg til å benytte avtalen dersom avtaleproduktet skal anskaffes.

Bruk av rammeavtaler kan gi administrative besparelser både for kommunen og leverandører. Rammeavtaler kan gi kommunen stor fleksibilitet der anskaffelser skal skje over et tidsrom. Fleksibiliteten må imidlertid avveies mot de grunnleggende kravene herunder kravene til forutsigbarhet og gjennomsiktighet.

Forskrift om offentlige anskaffelser gir kommunen mulighet til å benytte tre forskjellige typer rammeavtaler:

  • En rammeavtale med en enkelt leverandør
  • En rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der alle vilkårene er fastlagt i rammeavtalen
  • En rammeavtale med flere leverandører om den samme ytelsen, der ikke alle vilkår er fastlagt i rammeavtalen

Jevnaker kommune har per i dag flere felles rammeavtaler med Lunner og Gran gjennom felles innkjøpsordning. Kommunen har også egne rammeavtaler med en eller flere leverandører. Kommunen bør tilstrebe seg på å ha flest mulige rammeavtaler.

2. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler

Tildeling av kontrakt innenfor en rammeavtale omtales også som avrop eller bestilling. Prosedyre for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen reguleres av forskriftens §§ 6-2, 14-2, 6-3 og 14-3. Se lenk til Lovdata for forskriften.

En leverandør

Tildeling av kontrakter der oppdragsgiver har en rammeavtale med faste vilkår med én leverandør, reguleres av forskriftens §§ 6-2 første ledd og 15-2 første ledd. At vilkårene er bindende fastsatt, betyr ikke nødvendigvis at prisen er endelig fastsatt til en bestemt sum.

Flere leverandører, faste vilkår

Tildeling av kontrakter hvor kommunen som oppdragsgiver har rammeavtaler med faste vilkår med flere leverandører, reguleres i forskriftens §§ 6-3 første ledd og 15-3 annet ledd. At vilkårene er bindende fastsatt, betyr ikke nødvendigvis at prisen er endelig fastsatt til en bestemt sum. Dersom alle vilkårene ligger fast, er det ikke tillatt å åpne konkurransen på nytt for å endre disse vilkårene.

Bestemmelsene om rammeavtaler regulerer ikke eksplisitt hvordan oppdragsgiver skal velge ut leverandør til den enkelte kontrakten som tildeles innenfor rammeavtalen. De grunnleggende prinsippene gir imidlertid føringer på hvordan tildeling kan skje. Hensynet til forutberegnelighet taler for at alle forhold som er relevante for tildeling av kontrakten skal fremgå av konkurransegrunnlaget for rammeavtalen. Eks. på kriterier kan være en rangering av leverandørene der nr. 1 skal forespørres først. Dersom nr. 1 ikke kan levere innen avtalt frist, forespørres nr. 2 osv. Det kan også være avtalt beløpsgrenser, hvor det skal gjennomføres mini-konkurranse mellom leverandørene dersom anskaffelsen kommer over beløpsgrensen. Presisering: Gjelder dersom det i rammeavtalene ikke er faste vilkår når beløpsgrensen overskrides. Er det faste vilkår uansett beløp kan ikke konkurransen gjenåpnes med minikonkurranse.

Et annet eksempel kan være at kontraktene fordeles etter produktkategorier, f.eks innenfor forbruksmateriell hvor det finnes store leverandører med brede sortiment, her kan f.eks en leverandør levere kontorrekvisita, en leverer rengjøringsmateriell og en leverer cateringprodukter.

Et annet eksempel er geografisk fordeling (Gran, Lunner, Jevnaker), eller fordeling av håndverkstjenester på type bygg f.eks skole, barnehage, omsorgsbygg.

Flere leverandører, ikke faste vilkår

Tildeling av kontrakter i situasjoner der kommunen har rammeavtaler med flere leverandører, og der ikke alle vilkårene er bindende fastsatt i rammeavtalene, reguleres av forskriftens §§ 6-3 annet ledd og 5-3 tredje ledd. Normalt må da alle leverandørene kontaktes og kommunen må fastsette en tilstrekkelig frist til innlevering av tilbud på de enkelte kontraktene under rammeavtalen.

Tildelingen av kontrakt skal skje på grunnlag av tildelingskriteriene som er fastsatt i konkurransegrunnlaget for rammeavtalen. Tildelingskriteriene som legges til grunn for valg av leverandør til rammeavtalen, trenger ikke å være de samme som tildelingskriteriene som legges til grunn ved valg av leverandør til den enkelte kontrakt innenfor rammeavtalen. Det er imidlertid vesentlig at kriteriene for tildeling ved avrop på rammeavtalene går klart frem av konkurransegrunnlaget.

Oppsummering

Oppsummert er kommunens spillerom i hovedsak hvilken strategi man velger for:

- hvilke anskaffelser og omfang man ser det hensiktsmessig å ha rammeavtaler på

- antall rammeavtaler (en eller flere parallelle), og hvilke kriterier som skal benyttes for tildeling av kontrakter ved parallelle rammeavtaler

- varighet på rammeavtalene.

Retningslinjene er vedtatt av Jevnaker kommunestyre 12.12.2013.